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江苏省档案馆档案接收规范(1)
Posterize Time:2014-4-14  Page Views: 1742 order
 

1 引言
1.1 江苏省档案馆是省级国家综合档案馆,是集中统一管理我省党和国家重要档案资料的基地,是研究和提供利用档案资料,为社会各方面服务的中心。
1.2 为了保证接收进馆档案的质量,科学有序地开展档案接收工作,以加强档案管理的规范化、标准化,完整齐全地保存和有效地利用党和国家的档案财富,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定,结合我省实际制定本规范。
1.3 本规范适用于江苏省档案馆接收档案范围内的党政机关、人民团体、企业事业等单位(以下简称各单位)的档案移交工作。
2 档案接收(移交)的基本原则
2.1 进馆档案应以全宗为单位,保持全宗的完整性。
2.2 各单位应当按照全宗档案门类和载体的不同,制定统一的分类方案;档案整理应当遵循文件材料的形成规律扩保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
2.3 档案移交(接收)前,各单位应根据本规范关于接收档案要求,进行必要的检查。根据机关档案工作的历史情况,对不同时期档案案卷质量的要求予以区别对待, 即对有关业务规范标准施行以前的档案,应当充分利用原整理基础,进行适当的加工整理;对有关业务规范标准施行以后形成的档案案卷质量,应按相应业务规范标准严格执行。经验收合格,方可向省档案馆移交。
3 档案接收(移交)范围和内容
3.1 各单位形成的具有历史凭证作用、工作查考作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的重要的档案,撤销机构的全部档案。
3.2 各单位编制的组织机构沿革、全宗指南和有关检索工具应随同档案一起接收(移交)。
3.3 接收(移交)与各单位业务工作有关、有助于了解档案内容的资料。
4 档案质量要求
4.1 文书档案
4.1.1以案卷为单位实行立卷归档的,应当按照《机关档案工作业务建设规范》(1987年12月4日发布)、《文书档案案卷格式》 (1989年3月1日实施)的有关要求整理编目。
4.1.2 实行以件为单位进行整理归档的,应当按照《归档文件整理规则》(2001年1月1日实施)的有关要求整理编目。
4.2 会计档案按照《会计档案管理办法》(1998年8月21日发布)、《会计档案案卷格式》(1991年9月2日发布)的有关要求整理编目。
4.3 科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (2001年5月1日实施)的有关要求整理编目。
4.4 特殊载体档案
4.4.1 照片档案按照《照片档案管理规范》(1990年7月1日实施)的有关要求整理编目。
4.4.2磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》 (1996年10月实施)的有关要求整理编目。
4.4.3计算机光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按盘编号,注明有关内容,编制目录。
4.4.4实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件,应当按件编写说明和编制目录。
4.5 专业档案应当按照专业档案管理的有关规定进行整理编目。
4.6 档号的编制应符合《档号编制规则》(1995年10月1日实施)的有关规定。
5 检索工具及参考资料
5.1 检索工具
5.1.1 书本式案卷目录两套、书本式全引目录一套。
5.1.2案卷级、文件级机读目录软盘各一套。数据格式应符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(2002年7月20日实施)。每张软盘标签上标明单位名称、数据内容。
5.2 立档单位组织机构沿革由立档单位成立时间、主要职能、隶属关系、立档单位主要负责人名录、内部机构和所属单位设置及各历史阶段演变、人员编制等内容组成。
5.3 全宗指南的内容以文章叙述的方式,介绍立档单位沿革、全宗内档案情况及档案内容与成份等情况。
5.4 资料包括本单位内部和公开出版物及与工作性质有关的参考资料,登记造册后,随档案一并移交。
6 档案接收(移交)程序
6.1 以全宗为单位有计划分步骤地进行移交接收工作。
6.2 各单位各门类档案、检索工具及参考资料经验收符合上述有关条款要求的,进行具体的接收(移交)工作,对不符合要求的,必须进行必要的补充调整。
6.3 接收(移交)事项由省档案局与移交单位商定,省档案局派专人清点所有移交档案数量、检索工具及参考资料,装箱、进馆。双方填写档案交接文据,签字盖章,一式三份,省档案馆保存两份,移交单位保存一份,归入双方档案。
7 奖惩
对档案的收集、整理、移交等工作取得显著成绩的单位和个人给予表彰、奖励;
对不按规定移交或无正当理由拒不移交档案的单位和个人依法追究相应法律责任。
8 附则
8.1 本规范由江苏省档案局起草。
8.2 本规范由江苏省档案局负责解释。
8.3 本规范自2002年7月1日起执行。



 
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